Această politică explică cum ARIA LABS S.R.L. ("noi", "Aria") colectează, folosește, și protejează datele personale conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR, Regulamentul UE 2016/679).
1. Cine este operatorul de date
Aria este un serviciu operat de ARIA LABS S.R.L., persoană juridică română, CUI 55486308, nr. înregistrare J2026051630009, cu sediul în Str. Lungă nr. 149, ap. P3, Brașov. Pentru datele vizitatorilor site-ului ariaknows.com, ARIA LABS S.R.L. este operatorul de date.
Pentru datele clienților afacerilor care folosesc Aria în recepție (de exemplu, oaspeții unui hotel), afacerea respectivă este operatorul de date, iar noi suntem doar procesatorul. Relația este guvernată de un Acord de Procesare a Datelor (DPA) separat.
2. Ce date colectăm
De la vizitatorii site-ului:
- Adresa IP (pentru securitate și prevenirea abuzului)
- Date despre browser și dispozitiv (pentru optimizarea site-ului)
- Informații pe care ni le trimiți voluntar prin formularele de contact sau WhatsApp
- Mesajele pe care i le scrii Ariei în demo-ul de pe site (ca să-ți poată răspunde: ajung la serverele noastre din UE și la Mistral AI). Dacă îi dictezi, vocea o transformă în text browserul tău, iar noi primim doar textul.
- Datele pe care le completezi când programezi o discuție în calendarul de pe site: numele, emailul, ora aleasă și, dacă le scrii, telefonul și notițele.
De la clienții afacerilor care folosesc Aria:
- Conținutul conversațiilor cu Aria (mesaje text, transcrieri ale mesajelor vocale)
- Identificatori de contact (număr de telefon, email, dacă sunt furnizați)
- Metadate ale conversației (timp, canal, limbă detectată)
3. Pe ce bază legală
Procesarea datelor se face în baza:
- Consimțământului (Art. 6.1.a GDPR): pentru newsletter sau marketing direct, dacă te abonezi
- Executării unui contract (Art. 6.1.b GDPR): pentru a-ți livra serviciul Aria și, la cererea ta, pentru discuția pe care o programezi înainte de a deveni client
- Interes legitim (Art. 6.1.f GDPR): pentru securitate, prevenire fraudă, îmbunătățirea produsului prin metadate agregate
4. Cât timp păstrăm datele
| Tip date | Durată păstrare |
|---|---|
| Conversații client | 12 luni rolling, sau conform politicii afacerii client |
| Logs tehnice | 30 zile |
| Adresele IP din analytics | 14 zile |
| Date facturare | 10 ani (obligație legală) |
| Cereri de contact (email) și discuții programate | 2 ani |
5. Cui transferăm datele
Datele tale nu sunt vândute. Le folosim doar în interiorul Aria și cu sub-procesatori specifici, numiți public și acoperiți prin contract. Lista completă a sub-procesatorilor (Subprocessors) e publicată în DPA-ul nostru și include cel puțin: furnizorul de hosting (Contabo, în UE), furnizorul de model lingvistic (Mistral AI, în UE), furnizorul de transcriere a vocii (Soniox, pe punctul lui de acces european), și, pentru sinteza vocii la apeluri telefonice, ElevenLabs, în SUA, acoperit prin clauze contractuale standard. Pentru calendarul de programări de pe site folosim Cal.com, în SUA, care prelucrează datele programării în numele nostru, conform acordului său de prelucrare a datelor, și le transferă în baza EU-U.S. Data Privacy Framework.
Niciun sub-procesator nu are dreptul să folosească datele tale pentru alte scopuri decât livrarea serviciului.
6. Unde sunt stocate datele
În Uniunea Europeană, inclusiv copia de siguranță completă și criptată (Hetzner, în Germania). În afara ei se păstrează backupul off site al configurației și al bazei de cunoștințe, la GitHub, în Statele Unite: nu conține conversații și nu conține parole sau chei, dar baza de cunoștințe poate include date de contact scrise în ea, de exemplu numere de telefon. Tot în afara Uniunii Europene sunt livrate emailurile pe care ți le trimitem (MailerSend) și este procesată plata abonamentului tău (Stripe). Tot în afara Uniunii Europene, la Cal.com, sunt datele discuțiilor pe care le programezi în calendarul de pe site. Vezi pagina de Securitate pentru detalii tehnice.
7. Drepturile tale conform GDPR
Ai dreptul să:
- Accesezi datele pe care le procesăm despre tine (Art. 15)
- Corectezi datele incorecte (Art. 16)
- Ștergi datele tale ("dreptul de a fi uitat", Art. 17)
- Limitezi procesarea (Art. 18)
- Primești datele într-un format portabil (Art. 20)
- Te opui procesării (Art. 21)
- Depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
Pentru a-ți exercita oricare dintre drepturi, trimite un email la hello@ariaknows.com. Răspundem în maximum 30 de zile.
8. Cookies
Folosim cookies strict necesare pentru funcționarea site-ului (sesiune, securitate). Nu folosim cookies de tracking sau publicitate. Nu avem nevoie de un banner de consimțământ pentru că nu folosim cookies non-esențiale. Calendarul de programări (Cal.com) se încarcă doar după ce alegi o oră și apeși „Continuă” (sau „Deschide calendarul”, dacă orele libere nu pot fi afișate); abia din acel moment Cal.com poate folosi propriile cookies, necesare programării. Orele libere de pe pagină le cere serverul nostru, fără să trimită către Cal.com vreo informație despre tine.
9. Modificări
Această politică poate fi actualizată. Versiunea curentă e datată în antetul paginii. Modificările materiale vor fi comunicate prin email clienților activi cu cel puțin 30 de zile înainte de aplicare.
10. Contact
Pentru orice întrebare legată de date personale: hello@ariaknows.com.