Acest Acord de Procesare a Datelor ("DPA") completează Termenii și condițiile Aria și se aplică ori de câte ori Aria procesează date personale în numele tău (al afacerii client) conform Art. 28 GDPR.
1. Roluri
Tu (afacerea client) ești operatorul de date (data controller) al datelor clienților tăi care interacționează cu Aria. Noi (ARIA LABS S.R.L., care operează serviciul Aria) suntem procesatorul de date (data processor) care procesează aceste date doar conform instrucțiunilor tale și acestor termeni.
2. Scopul procesării
Procesăm date personale exclusiv pentru a-ți livra serviciul Aria: a primi mesaje de la clienții tăi, a răspunde în numele tău, a păstra contextul conversațiilor, a escalada cazuri sensibile către echipa ta, și a-ți furniza rapoarte agregate de utilizare.
3. Categorii de date
Procesăm următoarele categorii de date personale ale clienților tăi:
| Categorie | Exemple |
|---|---|
| Date de identificare | Nume, prenume (dacă sunt furnizate) |
| Date de contact | Număr de telefon, email |
| Conținut conversații | Mesaje text, transcrieri voce, atașamente |
| Metadate | Timp mesaj, canal, limbă detectată |
| Context tranzacțional | Detalii specifice afacerii tale (rezervări, programări, etc.) |
4. Durata procesării
Durata procesării este aceeași cu durata contractului tău cu noi. La încetare, datele sunt șterse din sistemele noastre în maximum 30 de zile, sau returnate ție într-un format standard, conform cererii tale.
5. Sub-procesatori
Folosim următorii sub-procesatori. Lista poate fi actualizată cu un preaviz de 14 zile.
| Sub-procesator | Scop | Locație |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | Hosting (servere, infrastructură) | Lauterbourg, Franța (UE) |
| Mistral AI SAS | Model lingvistic (procesarea mesajelor), prin proxy cu opt-out de retenție | Franța (UE) |
| Soniox Inc. | Transcrierea vocii în text, la apeluri telefonice | Punct de acces european (UE) |
| ElevenLabs Inc. | Sinteza vocii Aria, la apeluri telefonice | SUA (SCCs) |
| Telnyx LLC | Transportul apelurilor telefonice (numere și conectivitate) | SUA (SCCs) |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Conectivitate WhatsApp (canalul de mesagerie) | Irlanda (UE) / SUA (SCCs) |
| MailerSend, Inc. | Livrarea emailurilor: alerta trimisă ție când Aria escaladează o conversație, care conține numărul de telefon al clientului și mesajul lui, plus codurile de autentificare în doi pași, invitațiile și resetările de parolă | SUA (SCCs) |
| Stripe Payments Europe, Limited | Procesarea plății și facturarea abonamentului afacerii tale (date de identificare și de plată ale afacerii, nu ale clienților tăi) | Irlanda (UE), cu transfer către Stripe, LLC în SUA (SCCs) |
| Google Ireland Limited | Citirea fișei publice Google a afacerii tale și a recenziilor ei, la configurare (Places API) | Irlanda (UE) / SUA (SCCs) |
| Jina AI GmbH | Redarea paginilor publice ale site-ului tău, la configurare, când serverul nostru nu le poate citi singur | Berlin, Germania (UE) |
| GitHub, Inc. | Backup off site al configurației și al bazei de cunoștințe. Baza de cunoștințe poate conține date de contact scrise în ea, de exemplu numere de telefon. | SUA (SCCs) |
| Hetzner Online GmbH | Copia de siguranță criptată off site (baze de date și fișiere, criptate înainte de a pleca de pe server) | Falkenstein, Germania (UE) |
Toți sub-procesatorii sunt acoperiți de contracte cu clauze contractuale standard (SCCs) acolo unde se aplică. O excepție privește rolul, nu transparența: pentru citirea fișei tale publice Google (Places API), Google Ireland Limited nu acționează ca sub-procesator al nostru, ci ca operator independent, în temeiul Controller-Controller Data Protection Terms la care trimit termenii Google Maps Platform. Îl păstrăm în tabel pentru că primește date despre afacerea ta și ai dreptul să știi.
6. Măsuri de securitate
Măsurile tehnice și organizatorice sunt descrise pe pagina de Securitate. Fiecare afacere rulează în containerul ei, fără privilegii, cu propriul fișier de bază de date. Datele tale nu stau ca rânduri într-un tabel comun cu ale altor clienți, iar accesul la datele unei afaceri nu deschide datele alteia.
În tranzit: TLS 1.3 este suportat și preferat, TLS 1.2 este acceptat pentru compatibilitate, iar TLS 1.0 și 1.1 sunt refuzate. Certificatele sunt Let's Encrypt, cu reînnoire automată. Parolele sunt păstrate ca hash bcrypt, tokenurile de sesiune sunt aleatorii și stocate tot sub formă de hash, iar cookie-urile sunt httpOnly, SameSite și Secure. Încercările de autentificare sunt limitate, per cont și per adresă IP. Autentificarea în doi pași, printr-un cod trimis pe email, este activă implicit pentru orice cont creat prin checkout. Accesul la servere se face doar cu chei SSH, autentificarea cu parolă este dezactivată, iar fail2ban este activ.
Între model și clientul tău stă, pe drumul de trimitere, un strat determinist bazat pe reguli: el decide dacă se răspunde, poate înlocui sau suprima un răspuns, iar cifrele și politicile concrete din text sunt verificate față de baza de cunoștințe a afacerii tale înainte ca mesajul să plece. Modelul scrie; nu decide niciodată dacă se trimite. Există patru moduri independente de a opri asistentul, plus o protecție împotriva buclelor, toate verificate înainte de orice cheltuială.
În fiecare noapte facem o copie a fiecărei baze de date, păstrată pe aceeași mașină cu o retenție de 14 zile, iar o copie criptată pleacă în aceeași noapte la un al doilea furnizor din Uniunea Europeană, cu integritatea verificată la ambele capete și cu o retenție de 30 de zile acolo. Autentificările, încercările eșuate, codurile în doi pași și schimbările de parolă se înregistrează într-un jurnal de acces, cu utilizator, oră și adresă IP. Conversațiile nu sunt folosite niciodată pentru antrenarea modelelor.
Ce nu avem, spus direct: nu avem certificare SOC 2 și nici ISO 27001, iar datele nu sunt criptate la repaus. A rămas un singur lucru pe listă: criptarea la repaus. Nu o avem încă și nu o vindem ca și cum am avea-o.
7. Asistență ție
Te ajutăm să răspunzi cererilor clienților tăi care își exercită drepturile GDPR. Dacă un client îți cere ștergerea sau exportul datelor, putem face asta în maximum 5 zile lucrătoare de la cererea ta.
8. Notificare incidente
Te anunțăm despre orice breșă de securitate care afectează datele tale în maximum 72 de ore de la momentul în care o detectăm, conform Art. 33 GDPR.
9. Audit
La cerere scrisă cu 30 de zile înainte, îți permitem (sau unui auditor terț acreditat) să auditezi practicile noastre de procesare a datelor. Costurile auditului sunt suportate de tine, cu excepția cazului în care auditul descoperă probleme materiale.
10. Transfer de date în afara UE
De regulă, datele personale ale clienților tăi și conversațiile sunt stocate în Uniunea Europeană: hosting-ul și procesarea lingvistică (Mistral AI) au loc în UE, la fel și transcrierea vocii (Soniox, pe punctul lui de acces european) și copia de siguranță completă, criptată (Hetzner, în Germania). Există și excepții, iar fiecare dintre ele este menționată în tabelul de la secțiunea 5. Pentru sinteza vocii (ElevenLabs), pentru transportul apelurilor telefonice (Telnyx) și pentru conectivitatea WhatsApp, anumiți furnizori pot procesa date și în SUA, acoperiți de clauze contractuale standard (SCCs). Telefonia nu este activată pentru o afacere decât la cererea ei, deci dacă nu folosești apeluri telefonice nu se aplică transferurile legate de voce. Independent de telefonie, o parte dintre destinatarii din tabelul de la secțiunea 5 se află în afara Uniunii Europene și primesc date chiar dacă nu folosești telefonul. Nu îi numărăm și nu îi enumerăm aici: o listă ținută în două locuri se desincronizează, iar o cifră scrisă într-un contract devine falsă în ziua în care tabelul se schimbă. Tabelul de la secțiunea 5 este lista care guvernează și spune, pentru fiecare destinatar, ce primește și unde se află. Despre copia de la GitHub, pentru că este cea despre care se întreabă cel mai des: nu conține conversații și nu conține parole sau chei; conține baza de cunoștințe, care poate include date de contact scrise în ea, de exemplu numere de telefon.
11. Modificări
Modificările acestui DPA se aplică prin notificare cu cel puțin 30 de zile înainte. Versiunea curentă e datată în antetul paginii.
12. Contact
Pentru orice întrebare legată de procesarea datelor: hello@ariaknows.com.